Karin Seltmann-Dupuy
Assistante de Direction (trilingue) chargée de missions
Organisée et dynamique
Rigoureuse et fiable
Autonome et responsable
Ouverte et innovative
Serviable et interactive
Permis de conduire
Bourg-la-Reine (92340) France
En fin de contrat
Ouverte aux opportunités
Les connaissances acquises au cours de mes missions en Allemagne et puis en France, où je vis depuis 1994, me permettent aujourd’hui d’offrir mon savoir-faire solide et des compétences polyvalentes. La pratique de plusieurs logiciels et programmes de saisie, la gestion de sites internet et de médias d’information me rendent flexible dans l'outil de travail. Autonome mais souple, je sais mener mes missions à terme tout en intégrant mes partenaires. Ouverte et équitable, j’aime autant l’échange que et le travail en équipe.
Vous avez des missions à me proposer ? N'hésitez pas à me contacter.
Vous avez des missions à me proposer ? N'hésitez pas à me contacter.
Assistante de Direction chargée de la gestion événementielle
Deutsches Forum Für Kunstgeschichte
Février 2016
à juillet 2026
CDI
Paris
- Communication interne et externe pour la direction en français, allemand, parfois anglais
- Communication interne et externe pour la direction en français, allemand, parfois anglais
- Gestion de l’agende et de l’occupation des salles de l’institution, gestion de l’agenda de la direction
- Gestion de l’agende et de l’occupation des salles de l’institution, gestion de l’agenda de la direction
- Organisation et suivie voyages de la direction, accueil et orientation des visiteurs / invités de la direction
- Organisation et suivie voyages de la direction, accueil et orientation des visiteurs / invités de la direction
- L’organisation et de la mise en œuvre des concepts événementiels de la direction et des directeurs de recherche
- L’organisation et de la mise en œuvre des concepts événementiels de la direction et des directeurs de recherche
- L’hébergement et de l'approvisionnement des participants lors des événements, information et suivie pour les dossiers voyage
- L’hébergement et de l'approvisionnement des participants lors des événements, information et suivie pour les dossiers voyage
- Logistique, organisation interne et avec partenaires externes des manifestations de l’institution
- Logistique, organisation interne et avec partenaires externes des manifestations de l’institution
- Coopération formulaires et instructions pour le volet événementiel de l’institution
- Coopération formulaires et instructions pour le volet événementiel de l’institution
- Mise à jour de la partie liée à l’événementiel du Sharepoint intern
- Mise à jour de la partie liée à l’événementiel du Sharepoint intern
Assistante de Direction
AJEFA Kinder école
Octobre 2014
à janvier 2016
CDI
Paris
France
- Accueil téléphonique, filtrage, suivi messagerie électronique
- Traitement et renseignements dossiers d'inscription, listes d'attente, gestion base de données.
- Dispatch annonces d'offre de volontariat, réponses et renseignements candidats. Assistance aux volontaires dans leurs démarches administratives.
- Saisie et/ou traduction de rapports d'activité et d'attestations diverses, Diverses opérations de réservation ou d'enregistrements sur des sites (Mairie, associations sportives, DFPE, Service Civique, OFAJ)
- Préparation des instructions paies pour tout le personnel, diffusion bulletins (congés, maladies, recrutements, départs, etc., et suivi heures supplémentaires), suivi stocks alimentaires.
- Organisation de voyages de 4 groupes (inscriptions, réservations, suivi, subventions)
Secrétaire des relations extérieures et de la communication
Institut protestant de Théologie, Faculté de Paris
Septembre 2007
à juillet 2014
CDI
Paris XIV
France
- Réalisation de programmes, d'affiches et de brochures; gestion du site Web et des supports média; communication événementielle; assistance à la gestion de manifestations (inscriptions, hébergement et transport, dossier d'accueil, presse); suivi du dossier Erasmus (candidatures, documents, rapports, inscription et assistance étudiants)
- temps partiel 4/5
Secrétaire trilingue de la faculté
Institut protestant de Théologie, Faculté de Paris
Septembre 2007
à juin 2013
CDI
Paris XIV
France
- Inscription des étudiants, affiliations, bourses, droits, validations; statistiques; planning occupation des salles, affichages; standard téléphonique, transmission d'informations, courriels, réservation hôtels, préparations de voyages; prise de rendez-vous entretiens d'orientation; fournitures (bureautiques, photocopieuses, imprimantes)
Secrétaire administrative
Lés Gémeaux - Scène Nationale
Septembre 2006
à juillet 2007
CDD
Sceaux
France
- Saisie des contrats, envoi, suivi; bordereaux des droits et factures (auteurs, CNC, Sacem); contrôle caisse cinéma; lignes de programme cinéma et circulaires, suivi séances scolaires; statistiques
- temps partiel 4/5, CDD
Assistante trilingue et coordinatrice qualité ISO 9002
Hawe France Sarl
1995
à 1997
CDI
Evry
France
- Réalisation de la documentation du système Qualité ISO 9002, mise en place du système avec la Direction et l'équipe; assistance pour la reprise des activités commerciales de la filiale suisse; factures et autres bons sur logiciel IBM
- Par la suite congé parentale
Formation en alternance avec contrat de stage en entreprise et rédaction d'un mémoire, présentation lors d'une soutenance de fin de formation. Diplôme homologué niveau III.
En savoir +
Cursus universitaire pour étrangers en expression, compréhension, stylistique, rédaction, civilisation contemporaine, histoire des idées, littérature française, géographie. Diplôme homologué niveau III.
Secrétaire-Assistante Relations Internationales
Institut des Langues Etrangères, Heidelberg, Allemagne
1987
à 1989
Formation de niveau universitaire, axée sur la traduction (Anglais-Allemand), avec des modules en droit d'affaires et de travail, administration, gestion d'affaires. Diplôme de niveau DEUG.
En savoir +
- Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Filemaker7 (mac et PC); Photoshop; Indesign, Illustrator (stage de formation en juillet 2014), Microsoft Money, IBM AS/400
- Gestion de site web ; création de blog WordPress, Facebook, Instagram, Youtube ; enregistrements audio ; mise on ligne fichiers audio et vidéo ; Zoom, Skype, Outlook
- Mise en place du secrétariat des relations extérieures et de la communication (équipement meubles, bureautique; installation des supports de suivi : communication événementielle, Erasmus, prêt expositions; réseaux sociaux et réseau partenaires)
- Mise en page affiche, programme, dépliant pour les colloques "ATEM Paris 2013" "Centenaire Paul Ricœur Paris 2013" et d'autres
- Création d'affiches "Portes Ouvertes" et d'autres supports d'annonce événements
- Déménagement et re-installation du secrétariat de la faculté, agrandissement du service
- Mise en place du système Qualité ISO 9002 et de sa documentation (sous le tutoriel de la Direction de Hawe-France)
- Création d'un site avec blog perso https://www.karinskunstkarton.com/et-apropos-de-moi
- Allemand (langue maternelle)
- Anglais (courant)
- Espagnol (notions élémentaires)
- Introduction, tutorat et suivi de la personne qui m'a suivi sur le poste de secrétariat de faculté en 2013 (septembre, octobre, novembre 2012).
- Natation, gym et marche pour le bien-être et la bonne forme. Pour la flexibilité des doigts : la guitare.